忙しいときほどメールの内容は纏めて、先取りした内容も書いておく

仕事のメールで相手とやりとりするとき、どうにも効率が良くないことがある。

[件名]X関数の動作について

[本文]この関数はAのような動作しますか?それともBの動きでしょうか。

[件名]Re:X関数の動作について

[本文]その関数はBのように動作します。

[件名]Re:Re:X関数の動作について

[本文]では、Bのように動作するなら、Cのケースで呼び出しても問題無いですか?

[件名]Re:Re:Re:X関数の動作について

[本文]はい、問題ありません

…実際はもう少し中身が伴うけど、一問一答のようなメールのやりとり、しかもメールごとのタイムラグが数時間単位だったりすると、ちょっとした結果を知りたいだけなのに一日かかってしまう。電話したほうが早いね…。

こういうときは質問をもっとまとめて、一回のやり取りで終わるように質問する側が工夫したほうが良いと思う。

[件名]X関数の動作について

[本文]この関数はAのような動作しますか?それともBの動きでしょうか。

もしAなら2番目の引数には1を設定すれば良いですか?

また、動作がBのケースの場合はCのケースでの呼び出しは可能ですか?

[件名]Re:X関数の動作について

[本文]その関数はBの動作をします。そして、Cの場合でも呼び出しは可能です。

…と、あらかじめAやBのどちらかの回答があったとき、追加質問がすでにこちらがわにある場合は先に一緒に書いて一気に解決を目指す。

相手が数十分以内に返信してくるような状況なら一問一答式でもいいけど、お互い忙しくてメールのタイムラグが大きいときは絶対に、内容をまとめて、先のことも一緒に質問として投げるべき。

時間の無いときほどお互いメールの返信は悪くなるわけだし、ちょっとした発想で仕事の効率はあがると思う。意外とそこまで考えが回らない人多いんだよなぁ。

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